2017-01-29 · 思考

数字时代的效率工具

我很早就习惯关注个人提升与生活效率方面的信息,个人提升部分我在前年的2015总结中写过,概括一下就是:每个人的思想都可以类比为一个计算机的操作系统,应该持续进行升级。而今天我主要想聊聊后半部分,也就是生活效率方面我个人使用的工具与方法。

每个人的生活,包括生活方式、习惯、目标、工作等等都有极大的差异性,这里我所聊的都只针对我个人的工作及生活,仅供参考。

GTD 为核心的工具集

我在生活中主要奉行 GTD(Getting Things Done) 原则,GTD 是一种行为管理方法,最早出自 David Allen 在2001年写的一本同名书籍。大概5、6年前我读过这本书,核心思想之一是通过记录工作生活中的待办事项,来解放大脑。传统的记录是纸笔,而现在数字时代,一切皆有软件应用,我就使用 GTD 软件来管理生活,这几年期间更换过无数的软件,连起来能绕地球两圈 : Any.do,Pomotodo,FlatTomato,Wunderlist,Dreamlist,Doit.im,以及昂贵的 Things,omniplan...
我放弃它们的原因不一,有的是因为开发者不给力,软件 bug 连篇也不修;也有的是因为我觉得设计逻辑有问题,操作过于复杂,有点把 GTD 思想本末倒置了。 最终我停留在了 Remember The Milk(RTM) 这个软件,已经付费使用近2年,它可以设置没有任何附加条件的简单清单型任务,也可以设置精细到某一天几点几分弹出提醒的精确定时任务,并且能够设置以天、周、月、年等不同时间轴进行重复的任务。可简可繁的强大功能,足以覆盖我日常生活中的方方面面。 使用这类软件解放出的脑力是很惊人的。信用卡账单日固定是每个月固定某一天,以及房贷车贷之类的是另外的某一天,其它的各类月付、年付账单,各种需要提前准备的节日、生日。如果你没有更为有效的记录手段或者提醒手段,每天大脑里装着这么一大堆各种各样的日期,每天都要不停的检索是否要触发了某个事件。并且,人难免会犯错,犯错就要付出代价。比如信用卡或者贷款晚还款了一天,就要付出高额的手续费;如果忘记了重要人的生日或者工作会议,就可能会影响关系甚至是生意... 把所有的这些事项放进 GTD 软件,大脑就可以留出来做更有想象力和创造力的事情,随时迸发出一些新鲜的灵感,而不是惦记着自己明天几点几分需要做什么事情。

说到灵感,有时候一些突如其来的想法会进化,逐步完善,甚至成为一个实际的项目。那么在有了 idea 的时候,我习惯先使用 Xmind 对想法的思路进行梳理。Xmind 是一个思维导图工具,它适合在做各类项目之前首先进行功能等思路的图示,很万能,这篇文章后面的导图以及我之前有几篇 blog 的插图导图都是使用它来制作的。

梳理完灵感,如果最终决定把它落实为项目,就需要一些项目工具,这里不讨论庞大功能全面的 Microsoft Project,而是 Trello ,它是一个敏捷看板型工具,我主要用它来梳理学习和工作中稍微庞大一些的项目,需要划分不同的模块,随后再针对模块内的某个复杂任务进行拆解,单纯使用前面所讲的 GTD 类型软件很难更有条理的应付一个庞大的项目。比如,我想要学习工业设计,通过初步读一些资料,了解到针对一个电子产品进行工业设计,很普遍的一套做法是

  1. 画出产品的六视图(PS/AI/coreldraw)
  2. 把六视图导入犀牛
  3. 从导入犀牛的六视图再导入 proE
  4. 基于倒入的六视图进行建模

所以我的 Trello 中 [学习 proE] 看板这样设计:

看板之所以适合项目,是因为每一项拆解出来的任务,都支持详尽的描述、checklist、附件、小组讨论等等,尤其是适合团队进行敏捷开发,快速指派任务给不同的同事进行协作。当然今天主要针对个人效率进行探讨,暂不展开它的团队用法。

平常工作和学习中的笔记我使用 Simplenote 进行记录,定期再使用 Evernote 进行归档,为什么我使用两个笔记应用呢? 其实以前我只使用 Evernote,有两个原因让我决定寻找替代品:一个是几年前,我作为多年的 Evernote 付费用户,给他们团队提出了一个 Bug,且被他们确认,而几年过去了,再次咨询他们,还是没有修复。另一个是深入使用它,发现它始终有各种小毛病不间断。我只好选择把每天的随手笔记放在更为简洁轻量的 Simplenote 里。虽然 Evernote 作为一个庞大的资料库,暂时还无法找到合适的替代品,但如果有天我找到了,一定会更换。

使用效率工具的一天

早上7点闹钟响起,准备起床,先在床上说 "Alexa,play MORNING playlist from Spotify",随后我的 Echo 会放出我最喜欢的 The Black Keys 乐队的歌曲。 洗刷完毕后,一边吃早餐,一边打开 RTM 查看今天的事项:

一边吃饭一边打开手机网银,先把信用卡还款;然后吃完早饭后,去厨房顺便接了一些水,给阳台上的植物浇水。

随后打开电脑,开始做 Docker 下的 Rails 环境部署的准备工作,首先 google 一下,找到了几篇相关的文章以及一本公开的 Docker 书籍,把他们的链接都放在 Trello 上我的 Docker 项目内。

随后出发去健身房健身,热身时发觉今天的3分球真是神准,卧推了3组+3组不同重量,把数据记录在 Simplenote 里。 洗澡休整完毕后出发去公司开始工作。

... ...

午饭时,女朋友发来微信说家里没有酱油了,让我晚上回家时买一瓶。于是掏出手机记录

下午正在研究文档,突然手机提醒响了,RTM 提醒我需要跟供应商A电话会议追踪进度。

确认了进度,跟供应商约定后天晚上来更新进度,在 RTM 中设定新的定时任务,后天晚上7点提醒我跟供应商A继续电话联络。

随后开始了新项目调研,用 Xmind 梳理了思路,安排出一些初步的工作跟大家来分工合作,顺便把一些细节记录在 Simplenote.

一天的工作结束了,收拾好东西准备回家,手机弹出提示说买酱油。于是收拾好就出发去超市。 回家吃过晚饭,把 Simplenote 笔记整理到 Evernote 里存档,然后回顾今天的工作生活,开始准备明天的 todo 事项...


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